差旅费报销单的填写

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什么是差旅费:
当为完成特定任务、参加会议或培训等短期出差而发生的相关费用,包括异地交通费、住宿费、伙食补助费等。
 
差旅费报销单的填写参考样版:
差旅费报销单的填写
差旅费报销单的填写   红色方框:报销人必填     蓝色方框:报销人选填      黄色方框:财务处填写
 
差旅费报销单的填写容易出现的问题:
1.费用报销单或差费报销单上签字不齐全,如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。
要求:费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字,分公司当地没有财务的,兼职财务人员在财务负责人处签字,部门负责人为分公司经理。
2.报销单填写不规范的问题
1)小写金额与人民币符号之间有空格
要求:小写金额与人民币符号不得有空格,不得连笔,正确写法¥100.00;错误写法:¥100;
2)大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐
要求:大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐;
3)报销单上字迹有涂改和勾抹
要求:报销单不得涂改,如有错误,需要重新填写;
4)大写金额书写有误
要求:金额填写规范,无书写错误;
大写数字示例:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万
5)大写金额与小写金额不一致
要求:小写金额与大写金额保持一致;
6)项目填写不完整,报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的
要求:项目要填写完整,报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。
3.报销原始单据的问题
1)取得发票上没有加盖销售方发票章
要求:发票上要盖有销售方发票专用章,并且与销售方名称一致,否则不得报销;
2)取得收据上没有加盖销售方财务章
要求:收据上要求盖有销售方财务章,没有财务章不得报销;
3)出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销
要求:出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。
4)报销的手撕非机打车票上没有国税监制章;或虽有国税监制章,但是没有防伪识别码或水印
要求:手撕非机打车票要印有国税监制章,并且有防伪识别码或水印;
4.报销单粘贴的问题
1)票据粘贴杂乱无章
要求:票据先分类,再按时间排序,依次粘贴到粘贴单上;小张的票据需要均匀的粘贴,不能厚薄不均,确保单据平整;
2)票据使用订书机装订、固体胶粘贴
要求:要用胶水粘贴附件;
3)火车票上日期、票价重要信息,被胶水粘住,无法查看
要求:票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住,要保证票据信息可见可查。
 
差旅费报销单的填写注意事项:
1、“出差事由”栏:应如实填写事由。      
(1)如是会议要附有会议通知;      
(2)如是外出学习,要附有学习通知;      
(3)如能够具体到产品,需填写产品名称。
2、“起止日期”栏:所填天数要与报销单左侧到发站起止日期一致,天数按自然天数计算,如启程日车票是当晚11时的,也算一天;回程车票如是当日凌晨,亦算一天(即1月1日-1月2日,算2天)。
3、备注栏填写:保密培训或学习的文件号填到备注栏,并注明食宿是否自理。
4、《差旅费报销单》各项目应据实填写,必须从此单据中列出详细的行程。此单据中没有列出行程的车费、住宿费不准报销。
5、如报销他人补助款项的,必须有该人员确认签名。
6、该报销单据必须用兰色或黑色墨水笔填写,不准有涂改的痕迹。
7、部门经理负责本部门人员报销凭证的真实性审阅工作,是指各部门经理在审核的单据上要注明:“已核”或:“属实”字样,并同时签名和日期。
8、财务部负责报销凭证的合法性和金额的精确性的审核工作,是指财务部审核人员对报销凭证的合法性和精确性进行审核,并签署详细的审核意见。
9、签字时须用兰色或黑色墨水,其他颜色无效。
 
差旅费报销的一般流程:
差旅费报销由出差经办人根据出差事项在远光系统中发起差旅费报销流程,经部门经理审批同意后将报销原始单据交接给对应的财务专责,经归口管理部门及财务产权部门审核通过,由财务产权部门、科环共享中心办理报销支付手续。

作者:深圳代理记账中心